Regulamin Użytkowania

§ 1 [słowniczek]

1. Administrator – użytkownik Usługodawcy z uprawnieniami administracyjnymi niezbędnymi do udzielania wsparcia technicznego.

2. Administrator Danych Osobowych – Usługodawca przetwarzający Dane Osobowe.

3. Cennik – zestawienie cen za Usługi udostępnione na stronie internetowej: https://xon.com.pl.

4. Dane Osobowe – dane osobowe, co do których Administrator Danych Osobowych samodzielnie decyduje o celach i środkach ich przetwarzania, tj. imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail:

a) podane przez osoby zainteresowane Usługami w formularzu kontaktowym umieszczonym na stronie internetowej: https://xon.com.pl;

b) Użytkowników Usługobiorcy konieczne do wykonywania Umowy Abonamentowej.

5. Dane Powierzone – dane osobowe umieszczane przez Użytkowników Usługobiorcy w Programie XON, niebędące Danymi Osobowymi, w szczególności dotyczące Użytkowników oraz podmiotów obsługiwanych przez Usługobiorcę, z którymi współpracuje.

6. Dni Robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

7. Moduł – część Programu XON określona w § 5 ust. 2 Regulaminu Użytkowania.

8. Pakiet – wybrany przez Usługobiorcę w Umowie Abonamentowej zakres Modułów określony w Cenniku.

9. Procesor – Usługodawca przetwarzający Dane Powierzone.

10. Program XON – w zależności od kontekstu: całość systemu informatycznego Usługodawcy lub część systemu informatycznego dedykowana Usługobiorcy przeznaczona do wspierania zarządzania jego przedsiębiorstwem.

11. Regulamin Użytkowania – niniejszy Regulamin określający warunki korzystania z Programu XON.

12. Siła Wyższa – zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia zdarzenie, któremu Usługodawca lub Usługobiorca nie może zapobiec, stanowiące np. katastrofę naturalną, ekstremalne zjawiska pogodowe, nietypowe zachowania zbiorowości, akty władzy państwowej, ataki hackerskie, przerwy w dostawie prądu, przerwy w dostępnie do Internetu.

13. Umowa Abonamentowa – umowa zawarta pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą w zakresie świadczenia Usługi udostępnienia przez Usługodawcę Programu XON w celu korzystania z jego funkcjonalności przez Usługobiorcę w modelu SaaS (Software-as-a-Service).

14. Umowa Powierzenia – umowa określająca zasady przetwarzania Danych Powierzonych przez Procesora, stanowiąca załącznik do Umowy Abonamentowej.

15. Usługi – usługi świadczone drogą elektroniczną przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy na podstawie Umowy Abonamentowej.

16. Usługobiorca – podmiot prowadzący działalność gospodarczą, korzystający z Programu XON na zasadach opisanych w Umowie Abonamentowej, Regulaminie Użytkowania oraz Polityce Prywatności.

17. Usługodawca – XON spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu (60-142) przy ul. Promienistej 132, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem: 0000220416, której akta rejestrowe znajdują się w Sądzie Rejonowym Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, legitymująca się numerem NIP: 7792242632.

18. Użytkownik – łącznie Użytkownik Pierwszy lub Użytkownik Kolejny.

19. Użytkownik Pierwszy – Użytkownik Usługobiorcy utworzony przez Usługodawcę, którego dane Usługobiorca podaje wraz z zawarciem Umowy Abonamentowej, posiadający uprawnienia standardowe pełne.

20. Użytkownik Kolejny – Użytkownik Usługobiorcy utworzony przez Użytkownika Pierwszego lub innego Użytkownika posiadającego uprawnienia do aktywowania Użytkowników, nadawania im loginu oraz poziomu uprawnień standardowych (ewentualnie wybranych uprawnień dodatkowych). Użytkownik Kolejny może być także utworzony przez Usługodawcę w ramach prac wdrożeniowych na zlecenie Usługobiorcy.

§ 2 [postanowienia ogólne]

1. Regulamin Użytkowania określa warunki korzystania z Programu XON.

2. Usługobiorca i Użytkownicy są zobowiązani do przestrzegania postanowień Umowy Abonamentowej, Regulaminu Użytkowania oraz Polityki Prywatności.

3. Użytkownik ma obowiązek zapoznać się z treścią Regulaminu Użytkowania i Polityki Prywatności najpóźniej wraz z pierwszym logowaniem i po każdej aktualizacji tych dokumentów. Aktualne treści ww. dokumentów zamieszczone są na stronie internetowej: https://xon.com.pl.

§ 3 [zasady korzystania z Programu XON]

1. Korzystanie z Programu XON możliwe jest jedynie po zawarciu Umowy Abonamentowej i w okresie jej obowiązywania.

2. Do zalogowania się do Programu XON potrzebny jest login i hasło.

3. Dostęp do Programu XON odbywa się poprzez aktywowanie przez Usługodawcę Użytkownika Pierwszego z uprawnieniami standardowymi pełnymi na podstawie Danych Osobowych i loginu podanych w Umowie Abonamentowej.

4. Użytkownik Pierwszy lub inny Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia aktywuje Użytkowników Kolejnych na podstawie ich Danych Osobowych, nadając im login oraz właściwy poziom uprawnień standardowych (ewentualnie wybrane uprawnienia dodatkowe).

5. Program XON zawiera cztery standardowe poziomy uprawnień Użytkowników: ograniczone, podstawowe, rozszerzone i pełne. Do standardowych poziomów uprawnień można dołożyć wybrane uprawnienia dodatkowe z wyższych poziomów (nie dotyczy uprawnień standardowych pełnych).

6. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może, w każdym czasie, dokonać zmiany uprawnień standardowych (ewentualnie wybranych uprawnień dodatkowych) przyznanych innym Użytkownikom, a także zmienić status Użytkownika z aktualnego na archiwalny lub odwrotnie.

7. Login do każdorazowego logowania do Programu XON Użytkownicy otrzymują na podany przez nich adres e-mail. Login nie ulega zmianie przez cały okres korzystania z Programu XON.

8. Hasło startowe do pierwszego logowania do Programu XON, Użytkownicy otrzymują poprzez wiadomość sms na podany przez nich numer telefonu komórkowego przypisany do wyłącznego korzystania przez Użytkownika. Po pierwszym zalogowaniu, Użytkownicy zobowiązani są do zmiany hasła w Module użytkownicy, w zakładce „hasło”.

§ 4 [rozliczenia]

1. Zasady rozliczeń określa Umowa Abonamentowa.

2. Wykaz obowiązujących cen opublikowany został w Cenniku.

3. Rozliczenia odbywają się na podstawie danych o liczbie aktywnych Użytkowników Usługobiorcy oraz wielkości wykorzystanej powierzchni dyskowej, każdego miesiąca kalendarzowego.

4. Usługobiorca w ramach Umowy Abonamentowej jest uprawniony do umieszczenia na serwerze Usługodawcy maksymalnie do 5 MB danych. W przypadku przekroczenia limitu danych, doliczana jest miesięczna opłata za wykorzystanie powierzchni dyskowej zgodnie z Cennikiem.

§ 5 [funkcjonalności Programu XON]

1. Program XON przeznaczony jest do wpierania zarządzania przedsiębiorstwem Usługobiorcy i umożliwia Usługobiorcy m.in. zarządzanie zadaniami cyklicznymi, zleceniami jednorazowymi oraz projektami zespołowymi, ewidencję czasu pracy Użytkowników, generowanie raportów i dokonywanie rozliczeń z klientami, gromadzenie danych dotyczących Użytkowników, klientów oraz kontrahentów Usługobiorcy.

2. Na dzień publikacji Regulaminu Użytkowania Program XON składa się z 12 Modułów obejmujących: zadania, zlecenia, projekty, sprawy, kalendarze, czas, klienci, użytkownicy, kontakty, raporty, faktury, ustawienia.

3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany funkcjonalności poszczególnych Modułów oraz wprowadzenia nowych Modułów. O zasadniczych zmianach funkcjonalności lub nowych Modułach Usługodawca poinformuje Usługobiorcę mailowo na adres e-mail do korespondencji wskazany w § 6 ust. 3 Umowy Abonamentowej.

4. Korzystanie z Programu XON możliwe jest za pośrednictwem komputera oraz innych urządzeń umożliwiających przeglądanie sieci Internet, posiadających odpowiednie oprogramowanie, w tym przeglądarkę internetową. Program XON został zoptymalizowany dla następujących parametrów technicznych:

a) przeglądarka:

· Google Chrome: wersja 100 lub nowsza

· Mozilla Firefox: wersja 100 lub nowsza

· Microsoft Edge: wersja 100 lub nowsza

· Safari: wersja 15 lub nowsza

· Opera: wersja 85 lub nowsza

b) rozdzielczość: 1366×768+

c) system operacyjny: Microsoft Windows 10+, OSX/MacOS 13+,

d) wymagania sprzętowe: procesor Intel Core i3+ lub kompatybilny, 2+ GB RAM.

5. W przypadku korzystania z funkcji zamieszczania i pobierania plików konieczne jest także posiadanie przez Użytkownika na swoim komputerze lub innym urządzeniu, z którego korzysta Użytkownik oprogramowania odpowiedniego dla danego formatu pliku.

6. Dane umieszczone w Programie XON są synchronizowane z dedykowanymi serwerami, tak aby każdy Użytkownik:

a) miał ciągły dostęp do Programu XON poprzez Internet z każdego urządzenia wspieranego przez Program XON,

b) mógł współdzielić dane wprowadzane do Programu XON z innymi Użytkownikami zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

§ 6 [wsparcie techniczne]

1. Usługodawca zapewnia w ramach Umowy Abonamentowej wsparcie techniczne polegające na udzielaniu pomocy we wdrożeniu (migracji danych i konfiguracji Programu XON) oraz późniejszym korzystaniu z Programu XON na zasadach określonych w niniejszym paragrafie.

2. Wsparcie techniczne jest udzielane przez Administratora w Dni Robocze w godzinach od 8.00 do 16.00.

3. Kontakt z Administratorem w celu udzielenia przez niego wsparcia technicznego jest możliwy pod adresem e-mail: wsparcie@xon.com.pl lub pod numerem telefonu +48 618 607 910.

4. Zgłoszenie potrzeby wsparcia technicznego do Administratora powinno nastąpić w formie e-maila, w którym należy dokładnie opisać problem, wskazać dokładny czas jego powstania (dzień, godzina i minuta) oraz załączyć obrazujący go zrzut ekranu (print screen).

5. Wsparcie techniczne nie obejmuje wprowadzania niestandardowych zmian w konfiguracji lub funkcjonalności Programu XON oraz szkoleń. Powyższe usługi mogą być świadczone przez Usługodawcę na podstawie odrębnej umowy.

6. Usługodawca może odmówić udzielenia wsparcia technicznego, w przypadku gdy Użytkownicy Usługodawcy nie współpracują z Administratorem, w szczególności poprzez niewystarczające wyjaśnienie zaistniałego problemu lub działają w sposób utrudniający lub uniemożliwiający prawidłowe wsparcie techniczne Administratora.

§ 7 [zasady bezpieczeństwa]

1. Użytkownicy zobowiązani są do zmiany hasła do logowania co najmniej raz na miesiąc.

2. Użytkownicy są odpowiedzialni za przechowywanie hasła do logowania w bezpiecznym miejscu.

3. Usługobiorca jest odpowiedzialny za korzystanie z Programu XON przez Użytkowników w sposób zgodny z Umową Abonamentową, Regulaminem Użytkowania oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

4. Usługobiorca ma możliwość archiwizowania danych (np. poprzez eksport danych do pliku Excel). Eksport danych możliwy jest w okresie obowiązywania Umowy Abonamentowej.

5. Po upływie 1 miesiąca od zakończenia Umowy Abonamentowej dane zostaną definitywnie usunięte.

6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowej przerwy w dostępie do Programu XON przez Użytkowników z ważnych powodów, w tym w szczególności z powodu wystąpienia Siły Wyższej, aktualizacji Programu XON, naprawy urządzeń sieciowych lub sprzętu komputerowego. O terminie przeprowadzania planowanych aktualizacji Programu XON lub napraw, Usługobiorca zostanie wcześniej poinformowany drogą mailową na adres e-mail do korespondencji wskazany w § 6 ust. 3 Umowy Abonamentowej lub komunikatem wyświetlanym po zalogowaniu przez Użytkowników do Programu XON.

7. Usługodawca zastrzega sobie także prawo do czasowej przerwy w dostępie do Programu XON w przypadku stwierdzenia, że Program XON wykorzystywany jest w sposób nielegalny bądź sprzeczny z postanowieniami Umowy Abonamentowej, Regulaminem Użytkowania lub Polityką Prywatności, a także z powodu braku terminowej płatności zgodnie z Umową Abonamentową.

8. Usługodawca nie gwarantuje przydatności Programu XON do określonego celu. Usługobiorca korzystana z Programu XON na własną odpowiedzialność.

9. Serwer Usługodawcy znajduje się w Polsce, w bezpiecznym miejscu – chroniony jest za pomocą instalacji alarmowej, która jest monitorowana przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

10. Wszystkie pliki i dane Programu XON są przechowywane, przetwarzane i zabezpieczone na serwerze Usługodawcy. Kopie zapasowe są wykonywane codziennie i przechowywane w miejscu bezpiecznym od ognia, wody i kradzieży, w innej lokalizacji niż serwer Programu XON.

11. Usługodawca nie dokonuje wglądu w dane wprowadzane przez Użytkowników Usługobiorcy do Programu XON, z wyjątkiem następujących sytuacji:

a) pozyskania danych do comiesięcznych rozliczeń, zgodnie z § 4 ust. 3,

b) udzielania wsparcia technicznego, określonego w § 6.

§ 8 [prawa własności intelektualnej]

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Programu XON, z uwzględnieniem autorskich praw majątkowych przysługują wyłącznie Usługodawcy. Usługobiorca nie może wykorzystywać tych praw w inny sposób niż przewidziany w Umowie Abonamentowej, Regulaminie Użytkowania oraz zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

2. Korzystanie z Programu XON odbywa się na podstawie Umowy Abonamentowej.

3. Wszelkie inne czynności niż wskazane w Umowie Abonamentowej oraz Regulaminie Użytkowania wymagają osobnej zgody Usługodawcy, nawet jeśli są niezbędne do korzystania z Programu XON.

4. Korzystanie z Programu XON nie oznacza nabycia przez Usługobiorcę jakichkolwiek autorskich praw majątkowych do Programu XON.

5. Zakazane jest naruszanie praw własności intelektualnej przysługujących Usługodawcy do Programu XON, w szczególności kopiowanie lub modyfikowanie Programu XON oraz odwzorowywanie zastosowanych w nim rozwiązań technicznych, graficznych i organizacyjnych, udostępnianie Programu XON osobowym trzecim w sposób niezgodny z Umową Abonamentową, Regulaminem Użytkowania lub Polityką Prywatności.

§ 9 [odpowiedzialność]

1. Usługodawca zobowiązany jest świadczyć Usługi z należytą starannością.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody (w postaci szkody rzeczywistej i utraconych korzyści) spowodowane następującymi zdarzeniami lub okolicznościami:

a) niezachowanie zasad bezpieczeństwa w zakresie przechowywania haseł przez Użytkowników Usługobiorcy,

b) niezachowanie zasad bezpieczeństwa w zakresie wprowadzania i korzystania z danych Programu XON (np. poprzez niewłaściwe umiejscowienie monitorów) lub udostępniania treści nieuprawnionym osobom trzecim,

c) działania Usługobiorcy oraz jego Użytkowników niezgodne z Umową Abonamentową, Regulaminem Użytkowania lub Polityką Prywatności,

d) umieszczane treści lub pliki przez Użytkowników Usługobiorcy w Programie XON,

e) przerwy w dostępie do Programu XON z powodu Siły Wyższej, aktualizacji Programu XON lub napraw urządzeń sieciowych lub sprzętu komputerowego,

f) przerwy w dostępie do Programu XON z powodu blokady dostępu do Programu XON w związku z naruszeniem w sposób istotny postanowień Umowy Abonamentowej lub Regulaminu Użytkowania (np. poprzez naruszenie praw własności intelektualnej przysługujących Usługodawcy do Programu XON w sposób określony w § 8 ust. 5 Regulaminu Użytkowania, działania naruszające bezpieczeństwo danych znajdujących się w Programie XON) albo zaleganiem z płatnością przez okres co najmniej 14 dni w przypadku płatności z dołu lub brakiem wystarczającej przedpłaty w przypadku płatności z góry,

g) niespełnienie wymogów technicznych przez sprzęt Użytkowników Usługobiorcy lub brak odpowiedniego oprogramowania, a także nieprawidłowe działanie łączy internetowych,

h) zakłócenia działania Programu XON spowodowane przez inne oprogramowania zainstalowane na komputerach Użytkowników Usługobiorcy lub jego serwerach.

3. Całkowita odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy względem Usługobiorcy, w każdym przypadku, ograniczona jest do sumy wpłaconych przez Usługodawcę kwot z tytułu Umowy Abonamentowej przez okres ostatnich 12 miesięcy licząc od dnia powstania szkody.

§ 10 [postanowienia końcowe]

1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie Użytkowania zastosowanie znajdą przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 z późn. zm.) oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

2. Regulamin Użytkowania jest dostępny na stronie internetowej https://xon.com.pl.

3. Regulamin Użytkowania obowiązuje od 01.01.2025r .